Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Lukas Spandl, Ingenieurbüro
Richard-Wagner-Straße 4, 74847 Obrigheim
Telefon: +49 (0) 155 60947141
E-Mail: info@spandl-ing.de
dena-Experten-Nr. EB743545

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), optional Name und Telefonnummer.
• Antragsdaten: Gebäudeangaben (u. a. Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Anlagentechnik) und Verbrauchsdaten.
• Hochgeladene Belege (z. B. Heizkostenabrechnungen, Wohnflächennachweise), die personenbezogene Daten enthalten können.
• Technische Daten zur Bereitstellung und Sicherheit (Server- Logs ohne Verbrauchs-/Adressdaten).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung und Erstellung des von Ihnen beauftragten Energieverbrauchsausweises (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertrag) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bestehen:

• Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher) – Server-Region Frankfurt/EU.
• Vercel (Hosting der Anwendung).
• Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) für Transaktions-E-Mails (z. B. Auftragsbestätigung, Statusinformationen, Erinnerungen). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt an Resend übermittelt. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

5. Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics

Zur statistischen Auswertung der Nutzung dieser Anwendung verwenden wir Vercel Web Analytics, einen Dienst der Vercel Inc. (siehe Abschnitt 4). Der Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne dauerhafte Kennungen: Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich. Erfasst werden u. a. aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Land sowie Browser- und Gerätetyp. Zur Unterscheidung einzelner Besuche wird aus den Verbindungsdaten ein kurzlebiger Hash-Wert gebildet, der nach 24 Stunden verfällt; Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Ein seitenübergreifendes Tracking oder eine Profilbildung findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Angebots).

6. Speicherdauer

Kontodaten und nicht eingereichte Entwürfe werden bis zur Löschung Ihres Kontos gespeichert. Für ausgestellte Energieausweise und die zugrunde liegenden Berechnungsdaten gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren; diese werden nach einer Kontolöschung in anonymisierter Form (ohne Bezug zu Ihrer Person) aufbewahrt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Ihr Konto können Sie jederzeit selbst unter „Konto → Konto löschen“ entfernen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung für die Anmeldung und den Sitzungserhalt sowie für den Chat mit Sophia, sobald Sie ihn durch einen Klick selbst starten (Abschnitt 10). Es findet kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.

9. Kommunikation per WhatsApp

Als zusätzlichen, freiwilligen Kontaktweg bieten wir eine WhatsApp-Schaltfläche an. Sie erreichen uns gleichwertig auch per Telefon oder E-Mail. Die Schaltfläche ist ein einfacher Link: Beim Besuch dieser Seite werden keine Daten an WhatsApp oder Meta übertragen; erst wenn Sie den Link öffnen und uns schreiben, kommt WhatsApp zum Einsatz.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und die Nachrichteninhalte, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir nutzen dafür WhatsApp Business der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. WhatsApp verarbeitet dabei auch Metadaten und kann Daten an Meta-Unternehmen in den USA übermitteln; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Nachrichtenverläufe löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Belege oder Verbrauchsdaten. Nutzen Sie dafür den geschützten Upload in Ihrem Konto-Bereich.

10. Digitale Assistentin „Sophia“ (Chat)

Am unteren Bildschirmrand bieten wir einen Chat mit unserer digitalen Assistentin Sophia an. Sophia ist keine Person, sondern ein KI-Assistent. Sie nimmt Ihr Anliegen auf, damit wir uns bei Ihnen melden können. Eine Sprachfunktion ist nicht aktiviert; ein Zugriff auf Ihr Mikrofon findet nicht statt.

Das Chat-Fenster wird erst mit Ihrem Klick geladen. Bis dahin werden weder Skripte des Anbieters geladen noch Daten an ihn übermittelt. Vor der ersten Nachricht zeigen wir Ihnen Hinweise zum Chat an, die Sie bestätigen müssen. Verarbeitet werden Ihre Nachrichten, das daraus entstehende Gesprächsprotokoll sowie technische Verbindungsdaten (insbesondere Ihre IP-Adresse). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie den Chat zu einem laufenden Vorgang nutzen.

Technischer Dienstleister ist ElevenLabs (Eleven Labs Poland sp. z o.o., Lipska 27/22, 03-908 Warschau, Polen; Mutterunternehmen: Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA). Zur Formulierung der Antworten setzt ElevenLabs das Sprachmodell Gemini 2.5 Flash von Google als Unterauftragsverarbeiter ein. Gesprächsprotokolle werden dort spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training der Modelle findet nicht statt; wir haben der Verwendung unserer Arbeitsbereichsdaten zu Trainingszwecken widersprochen.

Das Ergebnis eines Gesprächs übermitteln wir anschließend an unser eigenes Büro-System, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können. Die Daten liegen in einer Datenbank von Supabase in der Server-Region Frankfurt (EU). Ein Automatisierungsdienst Dritter ist daran nicht beteiligt.

Damit Sophia Ihnen gezielt helfen kann, übermitteln wir ihr außerdem, auf welcher Seite der Anwendung Sie sich gerade befinden, etwa welcher Schritt des Antrags-Assistenten geöffnet ist. Fragen Sie im angemeldeten Bereich nach dem Stand Ihres Vorgangs, übermitteln wir zusätzlich, welche Schritte Sie bereits ausgefüllt haben, wie viele Belege vorliegen und in welchem Bearbeitungsstatus Ihr Antrag ist. Inhalte übermitteln wir dabei nicht: weder Ihre Adresse noch Verbrauchswerte, Zeiträume oder Dateinamen Ihrer Belege. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Hilfestellung zur Erfüllung des Vertrags gehört.

Bitte senden Sie Sophia keine Belege, keine Verbrauchsdaten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Nutzen Sie für Unterlagen den geschützten Upload in Ihrem Konto-Bereich. Nimmt Sophia außerhalb unserer Sprechzeiten einen Telefonanruf entgegen, gelten die Angaben in der Datenschutzerklärung von www.spandl-ing.de entsprechend.

11. Kontakt

Für Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns unter info@spandl-ing.de.